Panduan Warning Letter : Jenis Surat Amaran Dan Bila Kena Guna

Panduan Warning Letter

Table of Contents

Dalam dunia pekerjaan, bukan semua pekerja akan sentiasa menunjukkan prestasi yang baik atau berdisiplin. Kadangkala, majikan terpaksa mengambil tindakan disiplin untuk menegur kesalahan pekerja. Salah satu cara paling formal dan sah di sisi undang-undang ialah melalui surat amaran. Dalam artikel ini, kita akan bincangkan jenis-jenis surat amaran, bila ia perlu digunakan, dan bagaimana ia membantu dalam proses pengurusan pekerja. Artikel ini juga merupakan panduan warning letter yang mudah difahami oleh HR dan pemilik bisnes.

Apa Itu Surat Amaran?

Surat amaran pekerja ialah dokumen rasmi yang diberikan kepada pekerja untuk menegur kelakuan, sikap atau prestasi mereka yang tidak selari dengan polisi syarikat. Ia adalah langkah awal dalam proses tindakan disiplin di tempat kerja sebelum tindakan yang lebih serius diambil seperti penggantungan atau pemecatan.

Dalam panduan warning letter ini, kita akan lihat kenapa penting untuk majikan tahu cara yang betul memberi surat amaran — bukan sekadar tulis dan bagi, tapi ikut prosedur.

Ketahui 5 Tips Pemilihan Pekerja Berkualiti supaya dapat bawa pekerja yang betul masuk dalam organisasi syarikat kita.

Kenapa Surat Amaran Penting?

  1. Memberi peluang kepada pekerja untuk memperbaiki kesilapan.

  2. Melindungi majikan dari tindakan undang-undang jika pekerja diberhentikan.

  3. Menjadi bukti bertulis bahawa syarikat telah memberi amaran secara profesional.

  4. Salah satu langkah formal dalam proses tindakan disiplin di tempat kerja.

Jenis-Jenis Surat Amaran

Surat Amaran Lisan (Documented Verbal Warning)

Walaupun nama dia “lisan”, surat ini tetap perlu didokumentasikan. Ia biasanya digunakan untuk kesalahan kecil seperti:

  • Lewat datang kerja

  • Tidak hadir tanpa sebab sekali dua

  • Sikap sambil lewa terhadap tugas

Surat ini menyatakan bahawa pekerja telah ditegur secara lisan dan diberi peluang memperbaiki diri. Ia juga boleh dijadikan rujukan jika kesalahan berulang.

Ini sebahagian dari panduan warning letter yang penting kerana ia langkah pertama dalam sistem amaran.

Surat Amaran Bertulis Pertama

Digunakan jika pekerja mengulangi kesalahan yang sama, atau melakukan kesalahan yang lebih serius seperti:

  • Tidak hadir bekerja selama beberapa hari tanpa makluman

  • Gagal ikut arahan supervisor

  • Mengganggu suasana kerja

Surat ini perlu menyatakan:

  • Tarikh kesalahan

  • Butiran kesalahan

  • Amaran bahawa tindakan lebih tegas akan diambil jika diulangi

📌 Ini contoh surat amaran pekerja yang perlu disimpan dalam fail HR.

Surat Amaran Bertulis Kedua

Jika pekerja terus buat kesalahan yang sama selepas surat pertama, surat amaran pekerja kedua perlu dikeluarkan.

Ia menunjukkan bahawa syarikat serius dan memberi amaran terakhir sebelum tindakan keras diambil. Surat ini biasanya digunakan jika:

  • Sikap tidak berubah selepas surat pertama

  • Kesalahan lebih berat berlaku (contoh: tinggikan suara kepada pelanggan, gagal hadir mesyuarat penting)

Surat Amaran Akhir (Final Warning Letter)

Ini adalah langkah terakhir sebelum pekerja digantung kerja atau ditamatkan perkhidmatan. Digunakan dalam situasi:

  • Kesalahan berulang kali selepas beberapa surat amaran

  • Salah laku serius seperti sabotaj, penipuan, atau mengancam keselamatan tempat kerja

Surat ini mesti tegas, jelas dan lengkap dengan tarikh, kesalahan, serta peluang terakhir untuk pekerja berubah.

💡 Perlu diingat, sebelum keluarkan surat akhir, HR wajib ikut semua proses dalam tindakan disiplin di tempat kerja.

Bila Kena Guna Surat Amaran?

Guna panduan warning letter ini sebagai rujukan bila:

  • Pekerja tidak hadir kerja tanpa sebab

  • Prestasi kerja menurun tanpa justifikasi

  • Tidak mematuhi SOP kerja

  • Mengganggu keharmonian tempat kerja

  • Ada aduan dari pelanggan atau rakan sekerja

Penting untuk surat amaran pekerja digunakan dengan adil dan berdasarkan bukti, bukan sekadar suka-suka. Setiap surat mestilah ada bukti sokongan, laporan supervisor, atau pengesahan saksi.

Apa Berlaku Selepas Surat Amaran Dikeluarkan?

  1. HR perlu pantau perubahan prestasi pekerja.

  2. Buat sesi kaunseling atau sesi teguran secara profesional.

  3. Jika tiada perubahan, ikut prosedur tindakan disiplin di tempat kerja.

  4. Simpan semua surat dan dokumen berkaitan sebagai rujukan masa depan.

Dengan ikut panduan warning letter ini, syarikat dapat pastikan segala tindakan adalah telus, profesional dan patuh undang-undang.

Bermula di proses interviewlah yang paling penting supaya kita boleh tapis calon pekerja yang betul dengan buat beberapa siri interview. Ajukan soalan yang betul berkaitan dengan kekosongan dicari dan cuba ajukan soalan kritikal juga supaya dapat lihat cara jawab calon dalam kendalikan sesuatu situasi. Dalam masa yang sama sertakan job description yang betul, apa yang dipraktikkan sekarang dan apa yang diruruskan.

Template Surat Amaran

Download disini : Template Surat Amran 

Kesimpulan

Sebagai HR atau majikan, anda wajib tahu cara keluarkan surat amaran pekerja dengan betul. Ia bukan saja untuk mendidik pekerja, tapi juga untuk lindungi syarikat dari risiko undang-undang. Dengan guna panduan warning letter yang lengkap dan ikut prosedur tindakan disiplin di tempat kerja, anda boleh kekalkan disiplin, motivasi dan keharmonian dalam syarikat.

Gunakan contoh dan langkah dalam artikel ini sebagai rujukan sebenar ketika mengurus isu disiplin. Tindakan yang bijak hari ini boleh jimat banyak masalah esok.

Tiada isu masalah pekerja yang tak berdipslin tapi ada isu banyak pekerja nak berhenti pula, boleh baca sini 10 strategi kekalkan pekerja berkualiti dan kurangkan kadar turnover.