Sistem HR Manual vs Automatik: Mana Lebih Efisien untuk Syarikat?

Pengurusan sumber manusia (HR) adalah nadi kepada sesebuah syarikat. Dari proses pengambilan pekerja hingga pengurusan gaji dan prestasi, semuanya bergantung kepada Sistem HR yang digunakan. Persoalannya, sistem HR manual atau automatik – mana lebih efisien?

Ramai syarikat kecil masih menggunakan sistem sumber manusia manual, seperti mencatat cuti di buku log, mengira gaji menggunakan Excel, dan menyimpan fail pekerja dalam kabinet. Walaupun kaedah ini berfungsi, ia memakan masa dan terdedah kepada kesilapan manusia.

Sebaliknya, sistem HR automatik, seperti HRIS (Human Resource Information System) atau HRMS (Human Resource Management System), menawarkan cara yang lebih pantas, tepat, dan mesra pengguna. Jadi, yang mana lebih sesuai untuk syarikat anda? Jom kita kupas satu per satu!

👉 Rujukan: SHRM – Importance of HR Systems

Apa Itu Sistem HR?

Sistem HR adalah platform yang membantu menguruskan proses sumber manusia, termasuk:

Rekrutmen dan onboarding pekerja baru
Pengiraan gaji, cuti, dan kehadiran
Pengurusan prestasi dan latihan
Penyimpanan data pekerja secara selamat

Sistem ini boleh digunakan secara manual (kertas & Excel) atau automatik (melalui perisian HR).

Ketahui apa itu sumber manusia dan peranannya?

Sistem HR Manual vs Automatik: Perbandingan Terperinci

Mari kita lihat perbandingan antara sistem manual dan automatik berdasarkan tugas-tugas utama HR:

Proses Rekrutmen dan Onboarding

Manual: HR perlu menyemak setiap resume secara fizikal, mengatur temuduga secara manual, dan mengisi borang onboarding secara individu.
Automatik: Sistem HR moden seperti HRIS membolehkan resume screening automatik, menghantar e-mel temuduga secara automatik, dan menyediakan portal onboarding digital.

Pengurusan Gaji dan Cuti

Manual: Kiraan gaji dilakukan secara manual menggunakan Excel, dengan cuti pekerja direkodkan dalam fail fizikal.
Automatik: HRMS boleh mengira gaji secara automatik, termasuk potongan KWSP, PERKESO, dan PCB, serta cuti pekerja diuruskan dalam sistem yang terpusat.

Pengurusan Gaji dan Cuti

Manual: Kiraan gaji dilakukan secara manual menggunakan Excel, dengan cuti pekerja direkodkan dalam fail fizikal.
Automatik: HRMS boleh mengira gaji secara automatik, termasuk potongan KWSP, PERKESO, dan PCB, serta cuti pekerja diuruskan dalam sistem yang terpusat.

Pemantauan Kehadiran dan Prestasi

Manual: Kehadiran direkodkan menggunakan punch card atau logbook.
Automatik: Sistem HRIS moden menggunakan biometrik, aplikasi mobile, atau sistem geolokasi untuk memantau kehadiran secara real-time.

Penyimpanan Data Pekerja

Manual: Fail fizikal yang disimpan di kabinet, berisiko hilang atau rosak.
Automatik: Sistem HR menyimpan semua data pekerja di cloud, memudahkan akses dan pengemaskinian maklumat.

Pematuhan Undang-Undang dan Laporan

Manual: HR perlu menyediakan laporan secara manual, yang memakan masa dan berisiko tersilap.
Automatik: Sistem pengurusan sumber manusia menyediakan laporan automatik yang mematuhi Akta Kerja 1955 dan keperluan LHDN.

Kelebihan Sistem Sumber Manusia Automatik Berbanding Manual

✅ Jimatan Masa: Tugas yang biasanya ambil masa berjam-jam boleh diselesaikan dalam minit.

✅ Ketepatan Data: Kurangkan risiko kesilapan manusia dalam pengiraan gaji dan rekod kehadiran.

✅ Peningkatan Produktiviti: HR boleh fokus pada strategi syarikat, bukan kerja admin semata

✅ Akses Mudah: Sistem berasaskan cloud membolehkan akses di mana-mana, bila-bila masa.

✅ Keselamatan Data: Data pekerja dilindungi dengan penyulitan dan backup automatik.

Apa Itu HRMS dan HRIS?

Ramai orang keliru antara HRIS dan HRMS. Jom bezakan:

💡 HRIS (Human Resource Information System):

Platform untuk menyimpan dan mengurus data pekerja, kehadiran, dan cuti.
Fokus pada pengurusan maklumat dan rekod pekerja.

💡 HRMS (Human Resource Management System):

Merangkumi fungsi HRIS tetapi dengan ciri tambahan seperti pengiraan gaji, pengurusan prestasi, dan automasi rekrutmen.

Ringkasannya: HRIS = Data, HRMS = Data + Automasi HR Lengkap.

Bagaimana Sistem Ini Meningkatkan Produktiviti?

Terdapat beberapa kajian yang menunjukkan manfaat signifikan daripada penggunaan teknologi dalam pengurusan sumber manusia:

Menurut kajian oleh Deloitte, syarikat yang melabur dalam teknologi HR melaporkan peningkatan produktiviti pekerja sehingga 22% dan pengurangan kadar turnover sebanyak 30%.
Selain itu, kajian oleh PwC mendapati bahawa organisasi yang melabur dalam teknologi HR mengalami peningkatan produktiviti sebanyak 22% dan peningkatan keuntungan sebanyak 21%

Kesimpulan

Jadi, mana lebih efisien – sistem HR manual atau automatik? Jawapannya jelas – Banyak kelebihan menggunakan Sistem HR automatik jauh lebih baik dari segi ketepatan, masa, dan pengurusan data.

Jika syarikat anda masih menggunakan kaedah manual, mungkin sudah tiba masanya untuk beralih ke HRIS atau HRMS. Dengan sistem automatik, bukan sahaja kerja HR jadi lebih mudah, malah syarikat dapat beroperasi dengan lebih efisien dan produktif.

Sistem HR automatik = Masa Jimat, Produktiviti Meningkat, Syarikat Lebih Maju!

Ketahui : Menurut Pakar HR, Ini 7 Peranan HR Jadikan Syarikat Lebih Berjaya!